Comment rappeler un email dans Outlook
Si vous travaillez dans un bureau, vous devez savoir comment rappeler un email dans Outlook.
Nous connaissons tous la sensation d'envoyer un email, mais nous avons découvert qu'il y avait une erreur embarrassante. Pire encore, vous avez accidentellement cliqué sur « Répondre à tous » et envoyé votre erreur embarrassante à tout le bureau. Avant de commencer à penser à ce que vous avez fait, nous avons une bonne nouvelle pour vous : de nombreux clients de messagerie électronique permettent aux gens de se rappeler de leurs messages après leur envoi.
Dans ce guide, nous allons vous apprendre exactement comment vous rappeler un email dans Outlook (le service de courrier électronique populaire de Microsoft). Si vous utilisez Outlook pour gérer vos courriels, regardez les étapes suivantes et trouvez un moyen simple de rappeler ces e-mails.
Si vous êtes un utilisateur Gmail, vous pouvez y rappeler des courriels.
Étapes pour rappeler les e-mails Outlook
Étape 1 : Ouvrez votre dossier « Éléments envoyés » et cherchez le courrier que vous souhaitez renvoyer – il devrait être en haut de la liste. Faites un double-clic pour l'ouvrir complètement.
Étape 2 : Vérifiez le haut de la fenêtre pour s'assurer que vous êtes dans l'onglet « Message ». Cherchez ensuite le menu déroulant dans lequel les « Actions » sont affichées. Il devrait être à côté des options d'e-mail « Règles et Déplacer » de votre barre des tâches.
Étape 3 : Cliquez sur « Actions » puis sur « Rappeler ce message ».
Note : vous avez besoin d'un compte Exchange pour utiliser cette option. Notez aussi que certains administrateurs peuvent bloquer cette option, selon votre organisation.
Étape 4 : Vous devrez maintenant voir la fenêtre de rappel, qui vous permet de choisir entre simplement effacer des copies non lues d'un message et remplacer une copie par un nouveau message contenant les informations correctes. Vous avez également la possibilité de recevoir des rapports indiquant si le rappel réussit ou échoue, selon les destinataires. Faites le choix approprié en fonction de votre situation et choisissez « OK ».
Si vous avez supprimé ce message, félicitations, vous avez simplement sauvé ce courriel embarrassant. Si vous voulez le remplacer, passez à l'étape 5.
Étape 5 : Si vous créez un message de remplacement, Outlook vous emmène dans un nouvel écran de composition de message. Il suffit de sélectionner « Envoyer » lorsque le processus de rappel est prêt à démarrer.
Note : si vous envoyez un message de rappel, cela ne fait pas disparaître votre ancien message. Nous en parlerons un peu plus à ce sujet dans la section ci-dessous, mais pour que le message original disparaisse, le destinataire peut avoir à ouvrir le message de rappel en premier. C'est pourquoi il est bon d'écrire « URGENT » ou quelque chose de similaire dans le titre de votre message de rappel pour s'assurer qu'il est ouvert avant l'autre message.
Pourquoi le rappel d'email ne fonctionne pas toujours
Le lancement du processus de rappel ne signifie pas que cela sera conforme à vos intentions. Avec la vitesse d'Internet d'aujourd'hui (à moins que vous ne viviez dans une zone morte), les e-mails erronés pourraient déjà être dans la boîte de réception de quelqu'un, ce qui crée beaucoup de problèmes. Les facteurs suivants peuvent rendre votre rappel inefficace – ou du moins le rendre plus compliqué.
Ouverture de messages : en gros, si le destinataire ouvre votre message, vous ne pouvez pas le rappeler. Les destinataires peuvent encore recevoir des messages de rappel et noter que vous souhaitez effacer le premier e-mail, mais de toute façon il restera dans leur système Outlook. Lorsque cet email est ouvert, tous les paris sont désactivés. C'est l'une des raisons pour lesquelles il est important d'agir rapidement.
Redirections vers d'autres dossiers : si votre premier message a activé un filtre et est redirigé vers un fichier qui n'est pas une boîte de réception, votre rappel échouera. En conclusion, l'option de rappel ne concerne que les messages dans la boîte de réception. Si le premier message attend ailleurs, il ne disparaîtra pas.
Dossiers publics : les dossiers publics compliqueront les choses, parce que si quelqu'un lit votre premier e-mail, vous ne serez pas en mesure de rappeler le courrier. Peu importe le destinataire ou le compte de connexion qui identifie l'e-mail comme lu, c'est encore trop tard.
Applications de messagerie supplémentaires : la fonction de rappel est conçue pour Outlook. Par exemple, si vous allez envoyer à un utilisateur qui utilise Gmail, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que l'option de rappel fonctionne.
Applications mobiles : si vous utilisez les paramètres Exchange ActiveSync pour définir Outlook sur un appareil mobile, l'option de rappel ne fonctionnera probablement plus. Cela se produit parce que le système essaie de jongler avec différentes versions d’Outlook en même temps pendant la synchronisation et qu'il ne peut pas terminer le processus, en particulier lorsque votre appareil mobile est hors ligne.
Nous savons que cette petite fonction pratique semble avoir beaucoup de pièges. Comment résoudre ce désordre potentiel ? Si vos rappels ne fonctionnent pas, nous avons deux idées pour améliorer la situation :
Solution 1 : écrivez une lettre d'excuses. En plus de s'assurer que les e-mails sont soigneusement vérifiés avant de les envoyer, c'est la manière la plus simple pour résoudre le problème. Si vous envoyez par erreur un courriel à la mauvaise personne, et ce n'est pas trop, il est généralement préférable de vous épargner du temps et passer rapidement à la question des excuses. Cela marche pour la plupart des gens, et vous n'avez pas à vous inquiéter.
Solution 2 : retardez vos e-mails. Si vous avez le problème de messagerie ou si vous êtes toujours occupé à répondre et à transférer des messages plus sensibles, vous pouvez envisager de retarder vos messages. Vous pouvez le faire pour tous vos messages en entrant dans « Fichier », en sélectionnant « Gérer les règles et les alertes » et en sélectionnant « Nouvelle règle ». Commencez par un « Règle vide » et sautez les conditions pour que tous les e-mails soient couverts. Ensuite, à l'étape 1, sélectionnez « Différer la livraison de quelques minutes ». Si vous le remettez à plus tard quelques minutes, vous pouvez rappeler l'information plus efficacement quand vous commettez une erreur.
Vous pouvez utiliser une adresse jetable si l'ensemble du processus vous rend désagréable pour un client d'e-mail d’Outlook.
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